Bạn đang đau đầu với việc nhập liệu trùng lặp và dễ sai sót trong Google Sheets? Danh sách thả xuống (dropdown list) chính là giải pháp tối ưu cho bạn! Bài viết này trên tintucgameonline.net sẽ hướng dẫn bạn hai cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets trên máy tính, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.
Tại Sao Nên Sử Dụng Danh Sách Thả Xuống Trong Google Sheets?
Việc nhập liệu thủ công thường tốn thời gian và tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót, đặc biệt khi xử lý lượng dữ liệu lớn. Danh sách thả xuống (dropdown list) giúp bạn:
- Chọn dữ liệu nhanh chóng: Chỉ cần click và chọn, không cần nhập liệu thủ công.
- Hạn chế sai sót: Dữ liệu được chuẩn hóa, tránh lỗi chính tả hoặc nhập sai định dạng.
- Tăng tính chuyên nghiệp: Bảng tính của bạn sẽ trông gọn gàng và dễ sử dụng hơn.
Tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets
Cách 1: Tạo Danh Sách Thả Xuống Từ Dữ Liệu Có Sẵn
Phương pháp này phù hợp khi bạn đã có sẵn dữ liệu trong bảng tính và muốn tạo danh sách thả xuống dựa trên dữ liệu đó.
Hướng dẫn chi tiết:
- Mở bảng tính: Truy cập Google Sheets và mở bảng tính bạn muốn chỉnh sửa.
- Chọn ô: Chọn một hoặc nhiều ô mà bạn muốn áp dụng danh sách thả xuống.
- Mở Xác thực dữ liệu: Trên thanh menu, chọn “Dữ liệu” > “Xác thực dữ liệu”.
- Chọn tiêu chí: Trong cửa sổ “Xác thực dữ liệu”, tại mục “Tiêu chí”, chọn “Danh sách từ một dải ô”.
- Chọn dải ô: Click vào biểu tượng ô lưới bên cạnh và chọn vùng dữ liệu bạn muốn sử dụng cho danh sách thả xuống. Ví dụ: A1:A10.
- Tùy chọn (không bắt buộc): Bạn có thể chọn “Từ chối dữ liệu nhập” để chỉ cho phép người dùng chọn giá trị từ danh sách, hoặc “Hiển thị cảnh báo đối với dữ liệu không hợp lệ” để hiển thị cảnh báo khi nhập giá trị không có trong danh sách.
- Lưu: Click “Lưu” để hoàn tất.
Chọn vùng dữ liệu cho danh sách
Cách 2: Tạo Danh Sách Thả Xuống Bằng Cách Nhập Thủ Công
Nếu bạn chưa có sẵn dữ liệu hoặc muốn tạo danh sách với các giá trị cụ thể, hãy sử dụng cách này.
Hướng dẫn chi tiết:
- Mở bảng tính: Truy cập Google Sheets và mở bảng tính bạn muốn chỉnh sửa.
- Chọn ô: Chọn một hoặc nhiều ô mà bạn muốn áp dụng danh sách thả xuống.
- Mở Xác thực dữ liệu: Trên thanh menu, chọn “Dữ liệu” > “Xác thực dữ liệu”.
- Chọn tiêu chí: Trong cửa sổ “Xác thực dữ liệu”, tại mục “Tiêu chí”, chọn “Danh sách mục”.
- Nhập giá trị: Nhập các giá trị bạn muốn hiển thị trong danh sách, cách nhau bằng dấu phẩy. Ví dụ: “Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng”.
- Tùy chọn (không bắt buộc): Tương tự như cách 1, bạn có thể chọn “Từ chối dữ liệu nhập” hoặc “Hiển thị cảnh báo đối với dữ liệu không hợp lệ”.
- Lưu: Click “Lưu” để hoàn tất.
Nhập giá trị cho danh sách thả xuống
Kết Luận
Vậy là bạn đã biết cách tạo danh sách thả xuống trong Google Sheets một cách dễ dàng. Hy vọng thủ thuật này sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc với bảng tính và tiết kiệm thời gian quý báu. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích và để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào!
